Portrait Gunther Urbschat 

Kostenbeteiligung für den Dienstwagen

Ein neues Schreiben des Bundesfinanzministeriums erklärt, wie die Kostenbeteiligung eines Mitarbeiters für die Privatnutzung des Dienstwagens steuerlich zu behandeln ist.

Wer seinen Dienstwagen auch privat nutzt, muss den Nutzungsvorteil versteuern. Der steuerpflichtige geldwerte Vorteil reduziert sich aber, wenn sich der Arbeitnehmer an den Kosten für den Dienstwagen beteiligt. Bei der Kostenbeteiligung lauern allerdings Fallen, denn nicht jede Form der Kostenbeteiligung erkennt das Finanzamt an. Das Bundesfinanzministerium hat jetzt erklärt, welche Regeln bei der Kostenbeteiligung zu beachten sind.

Grundsätzlich gilt: Zahlt der Arbeitnehmer für die außerdienstliche Nutzung seines Dienstwagens ein Nutzungsentgelt, mindert das den steuerpflichtigen Nutzungswert. Es spielt keine Rolle, ob das Nutzungsentgelt pauschal erhoben wird (Monatspauschale) oder sich nach der tatsächlichen Nutzung des Dienstwagens richtet (Kilometerpauschale). Neben diesen beiden Fällen, bei denen die Zahlung direkt an den Arbeitgeber geleistet wird, gibt es auch noch den Fall, dass die Zahlung auf Weisung des Arbeitgebers an einen Dritten zur Erfüllung einer Verpflichtung des Arbeitgebers geleistet wird. Dieser abgekürzte Zahlungsweg liegt vor, wenn der Arbeitnehmer die Leasingraten des Arbeitgebers übernimmt.

Die vollständige oder teilweise Übernahme einzelner Kraftfahrzeugkosten (Treibstoffkosten, Versicherungsbeiträge, Reinigung etc.) durch den Arbeitnehmer ist dagegen kein an der tatsächlichen Nutzung bemessenes Nutzungsentgelt und wird somit auch vom Finanzamt nicht als Kostenbeteiligung anerkannt. Das gilt ebenso für einzelne Kraftfahrzeugkosten, die zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und anschließend dem Arbeitnehmer weiterbelastet werden. Auch wenn der Arbeitnehmer zunächst Abschlagszahlungen leistet, die zu einem späteren Zeitpunkt nach den tatsächlich entstandenen Kraftfahrzeugkosten abgerechnet werden, macht das Finanzamt nicht mit.

Bei Anwendung der Fahrtenbuchmethode fließen vom Arbeitnehmer selbst getragene individuelle Kraftfahrzeugkosten immerhin von vornherein nicht in die Gesamtkosten ein, womit der Nutzungswert zumindest niedriger ausfällt. Das gleiche steuerliche Resultat ergibt sich in dem Fall aber nur dann, wenn der Dienstwagen ausschließlich außerdienstlich genutzt wird.

Ein steuerlich hieb- und stichfestes, den Nutzungswert minderndes Nutzungsentgelt muss daher arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeits- oder dienstrechtlichen Rechtsgrundlage für die Gestellung des betrieblichen Kraftfahrzeugs vereinbart worden sein und darf nicht die Weiterbelastung einzelner Kraftfahrzeugkosten zum Gegenstand haben. Wie der Arbeitgeber das pauschale Nutzungsentgelt kalkuliert, ist dagegen egal.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, dann reduziert sich der steuerpflichtige geldwerte Vorteil um das vom Arbeitnehmer gezahlte Nutzungsentgelt. Übersteigt das Nutzungsentgelt sogar den Nutzungswert, führt der übersteigende Betrag jedoch weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.